כי פגישות לא אמורות להעביר זמן. הן אמורות להזיז דברים.
כמה פעמים שמעת את המשפט הזה מאחד העובדים שלך – או חשבת אותו בעצמך?
"עוד פגישת צוות מיותרת… העיקר לסמן וי."
הבעיה היא לא בפגישות.
הבעיה היא בצורה שלהן, בכוונה שלהן – ובעיקר בזה שהן מרגישות כמו חפירה.
דווקא פגישה שבועית, כשהיא בנויה נכון, יכולה להיות הכלי הכי אפקטיבי שיש לך כדי להניע תהליכים, לתקן בעיות בזמן אמת, להעלות מוטיבציה, ולשמור על חיבור בין שיווק, מכירות, תפעול וכל שאר הצוותים.
אז איך בונים פגישה כזו?
קודם כל – למה פגישה שבועית?
עסקים קטנים ובינוניים לא תמיד יודעים איפה הכאב נמצא.
הם מרגישים שמשהו לא עובד, אבל אין להם את הזמן או הכלים לשים את האצבע.
פגישה שבועית קבועה, עם מבנה פשוט, מאפשרת לך:
- לזהות כשדברים נתקעים (לפני שזה הופך למשבר)
- לשמוע מה קורה בשטח, לא רק במספרים
- לתאם בין מחלקות לפני שיש בלגן
- להזכיר לכולם מה באמת חשוב השבוע
אבל היא חייבת להיות קצרה, ברורה, ועם קצב.
שלב ראשון: תיאום ציפיות
בוא נתחיל ממה לא קורה בפגישה:
- לא מדווחים על כל משימה קטנה
- לא מקריאים נתונים מהדשבורד
- לא מעבירים שיעור שיווק
- לא "עושים ישיבה כי צריך"
המטרה היא לבדוק איפה אנחנו מול היעדים – ולפתור חסמים.
וזה משהו שכולם יכולים להתחבר אליו – אם זה מנוהל נכון.
שלב שני: מבנה פשוט (שכולם יודעים מראש)
1. 5 דקות – עדכונים חמים
מה קרה השבוע? משהו יוצא דופן? הצלחות/כישלונות שלא הופיעו במייל?
2. 10 דקות – מה התקדם מול מה נתקע
כל אחד נותן עדכון קצר לפי התבנית:
עשיתי > מה עוד תקוע > מה אני צריך כדי להתקדם
שימו לב: אין קיטורים. רק דברים שדורשים מענה, פתרון או החלטה.
3. 5 דקות – תיאומים מול צוותים אחרים
איפה השיווק תקוע כי המכירות לא מעדכנים?
איפה המכירות לא מצליחים כי אין חומר מהשיווק?
4. 5 דקות – סגירה ותעדוף
מה המיקוד של השבוע הקרוב? מה חייב לקרות?
שלב שלישי: מנחה חזק, לא מורה
הפגישה לא אמורה להתנהל כמו ועד בית.
צריכה להיות דמות אחת שמובילה, מחזירה את הפוקוס, יודעת לקטוע כשזה גולש, ומוודאת שכולם מבינים למה הם פה.
זה לא חייב להיות המנכ"ל – אבל זה חייב להיות מישהו שלא מפחד לעצור מונולוגים ולהגיד:
"זה חשוב – אבל לא לפגישה הזו."
שלב רביעי: סיכום וקרקע למעקב
בלי סיכום – אין תוצאה.
שולחים מייל קצר (או פותחים משימה משותפת) עם שלושה דברים:
- מה סוכם
- מי אחראי
- מה הדדליין
אין צורך בקובץ Word. פשוט, חד, בגובה העיניים – וכך יהיה לפגישה הבאה על מה לחזור.
בונוס – איך לשמור על זה קליל?
להחליף לפעמים את המנחה.
להתחיל עם עדכון קליל מהשבוע (מישהו שעשה משהו שונה, ציטוט מצחיק מלקוח, הצלחה מפתיעה).
לשים טיימר – כדי להרגיש את הקצב.
לסיים כל פגישה בשאלה פתוחה אחת, לדוגמה:
"מה עצר אתכם השבוע מלהתקדם?" או "מה הייתם רוצים שנעשה אחרת?"
